Fakhria Menzel und ihr Team vom Verein BIN e. V. aus Hamburg kümmern sich seit vielen Jahren gemeinnützig um die berufliche Integration von Menschen mit Migrationsbiografie. Als sie die Erstberatung bei mir buchte und die Situation schilderte war mir sofort klar – da muss ich helfen! Der Zweck des Vereins ist es Migrant*innen möglichst schnell den beruflichen Einstieg in den Arbeitsmarkt zu ermöglichen. Dies geschieht mit Hilfe von Weiterbildungsmaßnahmen, die die Menschen durchführen können. Die Koordination und Durchführung zieht einen hohen bürokratischen Aufwand nach sich, den das Team täglich bewältigen muss.
Verwendete Technologien
- Teams
- OneDrive
- Office
- Exchange
- Intune
- Entra ID
- Azure
- PowerApps
Wie ich die Arbeit des BIN e. V. mit Hilfe von Microsoft Cloud Lösungen verbessert habe?
Aufgabenstellung BIN e.V.
Zur tägliche Bewältigung der Aufgaben nutzt das Team von Fakhria Menzel eine Vielzahl von IT-Werkzeugen. Es ist die bewährte Office Software, einige Cloud-Tools und eine Server-Infrastruktur im Einsatz. Es müssen Formulare ausgefüllt werden, Rechnungen geschrieben werden, Maßnahmen koordiniert werden und vieles mehr. Insgesamt ist der IT-Werkzeugkasten des Vereins aber in die Jahre gekommen. Der Aufwand diese Umgebung am Laufen zu halten, ist mit den Jahren immer größer geworden. Und die Möglichkeiten, die sich mit neuen Cloud-Lösungen bieten, konnten nicht genutzt werden. Ich vergleiche dies mal mit einem Beispiel aus dem privaten Leben. „Niemand möchte einen Akkubohrer kaufen! Jeder möchte ein Loch bohren!“ Und genau bei diesem Prinzip setzen moderne Cloud-Lösung an. Keine Organisation – auch gemeinnützige – möchten sich um Server kümmern müssen. Sie verfolgen einen anderen Zweck! Und daher sind moderne Cloud-Lösungen die Lösung.
Vor diesem Hintergrund haben wir zusammen einen Modernisierungs-Fahrplan erstellt und wollen das Potenzial der Microsoft Cloud Lösungen nutzen. Erfreulicherweise spendet Microsoft ein Kontingent seiner Lösung an gemeinnützigen Organisationen. Mehr hier
Microsoft 365
In der Vergangenheit mussten sich die Mitarbeiter aufwendig in einen veralteten Server „einwählen“. Die Daten lagen zentral auf einem klassischen „Laufwerk“. Es kam VPN zum Einsatz. u. v. m. So wie man es eben aus der Vergangenheit kennt und heute nicht mehr machen würde. Ich will hier niemanden verunglimpfen, auch alte und vor allem bewährte Lösungen haben ihre Daseinsberechtigung.
Wir haben daher die Daten auf eine moderne Lösung migriert. Da kamen zwei Ansätze zum Einsatz. Die persönlichen Daten wurden nach OneDrive verschoben. Die gemeinschaftlichen Daten wurden nach Teams verschoben. Dies hat mehrere Vorteile. Zunächst ist der Speicherplatz kostenlos und man kann jederzeit von überall mit jedem Endgerät damit arbeiten. Die Microsoft Cloud macht das möglich. Die Daten liegen sicher und gesetzeskonform in professionell betriebenen Rechenzentren der Microsoft in Deutschland. Zudem muss sich niemand mehr „einwählen“. Alles was man benötigt ist ein Endgerät mit einem Internet-Anschluß.
Azure
Jeder kennt das: Daten produzieren ist einfach, Daten löschen ist unendlich schwierig. Erstmal hat jede Organisation gesetzliche Ausbewahrungspflichten, dann verliert früher oder später jeder Mensch den Überblick über seinen Datenbestand und dann existieren in jeder Organisation Daten, wovon niemand mehr weiß ob sie wichtig oder unwichtig sind.
Daher brauchten wir eine Lösung, um Daten sehr günstig zu speichern und jederzeit verfügbar zu halten. Microsoft spendet gemeinnützigen Organisationen einen Betrag von 2000 USD pro Jahr zur Verwendung der Azure-Cloud. Die Azure-Cloud bietet einen Archivspeicher an, den wir hier aufgebaut haben. 5 GB Speicherplatz kosten 0,04€ pro Monat. Da kann keine lokale Serverinfrastruktur mithalten! Und außerdem liegen die Daten dort sicher.
Power-Plattform
Der eigentliche Zweck der BIN e. V. ist es Menschen mit Migrationsbiografie beruflich zu qualifizieren. Und das wird Mithilfe von Weiterbildungsmaßnahmen und Beratungen umgesetzt. Aus diesem Zweck entsteht also ein Geschäftsprozess, wie es Informatiker gerne ausdrücken. Ein Teilnehmer ruft die BIN e. V. an, wird einer Weiterbildung zugeordnet, diese wird koordiniert, ein Trainer wird gesucht, Inhalte festgelegt, durchgeführt und anschließend abgerechnet.
Dieser Geschäftsprozess sieht optimalerweise immer gleich aus und sollte auf bestimmte Qualitätsmerkmale überwacht werden.
Wie ist die Situation aktuell? Die Mitarbeiter der BIN e. V. pflegen eine immer größer werdende Menge an Dateien an unterschiedlichen Stellen, um diesen Geschäftsprozess am Laufen zu halten. Und weil die Informationen nicht strukturiert sind, ist eine Überwachung unmöglich. Fazit: Die Organisation kann viele Fragen nicht beantworten. Wie erfolgreich sind wir? Wieviel Teilnehmer befinden sich an welcher Stelle im Prozess? Gibt es Maßnahmen, die noch nicht abgerechnet wurden?
Fazit: Die BIN e. V. braucht eine IT-gestützte Lösung, die einfach und schnell umsetzbar ist. PowerApps von Microsoft lösen dieses Problem. PowerApps von Microsoft sind eine sog. Low-Code-Plattform, mit der man relativ schnell individuelle IT-Anwendungen entwickeln kann.
Sicherheit
Alle diese Daten und Prozesse und die dafür notwendige Infrastruktur müssen geschützt werden! Nie gab es so viele Hacker-Angriffe auf Unternehmen und Menschen wie heute. Dies gilt auch für die BIN e. V., daher nutzen wir auch hier das gespendete Kontingent an Microsoft Cloud Lösungen.
Jeder Mitarbeiter nutzt bereits einen Account im Azure Entra-ID. Entra-ID haben wir nun so konfiguriert, dass wir das Sicherheitsniveau erheblich gesteigert haben. Hier ist die Nutzung von MFA (Multifaktor Authentifizierung) Pflicht. Alleine diese Sicherheitsmaßnahme steigert das Sicherheitsniveau erheblich.
Zudem verwaltet die BIN e. V. die PCs der Mitarbeiter nun mit Microsoft Intune, um das Sicherheitsniveau dauerhaft hoch zu halten. Das beinhaltet Virusschutz, Patchmanagement und zentrales Management.
Fazit
Die BIN e. V. leistet einen unschätzbaren Beitrag an unsere Gesellschaft. Die Menschen der BIN e. V., die jeden Tag Gemeinnütziges tun, sollten bedingungslos jede Unterstützung bekommen, die erforderlich ist, um dies auch tagtäglich umsetzen zu können.
Und genau dies ist der Zweck der spendenbasierten Cloud-Lösungen von Microsoft. Wir haben nicht nur Kosten senken können, sondern auch die Digitalisierung vorantreiben können. Schulungen inklusive. Die Mitarbeiter haben nun einfach viel mehr Möglichkeiten, was auch zur Attraktivität des Arbeitsplatzes beiträgt.
Bist Du auch interessiert? Dann buche eine kostenlose Beratung!