Vor einiger Zeit habe ich einen ersten Teil zum Thema Office 365 für Vereine verfasst, in dem ich beschrieben habe, wie man sich bei Microsoft als einen gemeinnützigen Verein anmeldet, um kostenloses Office 365 E1 Lizenzen zu bekommen. Office 365 macht die gemeinsame Verwaltungsarbeit in einem Verein super einfach.
In diesem Teil möchte ich nun beschreiben, wie man Email-Adressen in Office 365 Exchange konfiguriert. Weitere Anleitungen werden folgen, da Microsoft für Vereine viel zu bieten hat.
Update: Ich habe einen dritten Teil geschrieben, in dem es um Teams geht.
Ablauf Office 365 für Vereine – Teil 2 – Email einrichten
- Domäne registrieren
- Email Adressen einrichten
Du hast also nun im Non-Profit-Portal von Microsoft die erforderliche Menge an Office 365 E1 Lizenzen bestellt. Jeder Benutzer benötigt eine Lizenz. Wenn Du nun ins Office 365 Admin Portal gehst und auf Produkte und Dienste klickst, dann sind dort unter Office 365 E1 die aktivierten Lizenzen aufgelistet.
Später im Prozess weisen wir diese Lizenzen den Benutzern zu.
Domäne registrieren
Zuerst müssen wir Office 365 mitteilen, dass die Benutzer zu einer bestimmen Domäne gehören. Die gewünschte Domäne registrieren wir nun einmalig im Admin Portal.
Dazu klickst Du unter Setup auf Domänen und dann auf +Domäne hinzufügen. Du benötigst natürlich vorher eine Domäne von einem Standard-Hoster Deiner Wahl. Ich benutze meistens https://df.eu. Es gehen aber auch alle anderen Hoster, die einen Zugriff auf die DNS-Einträge der Domäne zulassen, was bei den meisten der Fall sein sollte.
Trage im ersten Schritt den Namen Deiner Domäne ein und klicke auf Diese Domäne verwenden.
Dann musst Du entweder die angezeigten TXT-Werte oder MX-Werte in den DNS-Server Deiner Domäne eintragen. Damit kann Office 365 überprüfen, ob Du rechtmäßiger Besitzer der Domäne bist.
Dann klickst Du auf Überprüfen. Das Einragen der DNS-Einträge kann unter Umständen auch mal eine Weile dauern, so dass der Überprüfungsprozess fehlschlägt. Das ist kein Fehler. Etwas Geduld und dann erneut überprüfen.
Nach erfolgreicher Prüfung klickst Du auf Weiter.
Nun musst Du die produktiven DNS-Einträge in Deinen DNS-Server eintragen. Das ist ein wenig Tipparbeit. Falls der DNS-Server anzeigt, dass da bereits einen TXT-Eintrag mit dem Namen @ existiert, dann ändere diesen Eintrag auf den nun geforderten Wert. Der vorherige Eintrag wird nicht mehr benötigt.
Ich würde Dir empfehlen auch gleich die Einträge für Microsoft Teams und Skype for Business und Intune und Verwaltung mobile Geräte für Office 365 zu machen.
Falls alles erfolgreich war ist die Domäneneinrichtung abgeschlossen.
In der Liste unter Einstellungen – Domänen muss nun die eingerichtete Domäne als „Fehlerfrei“ angezeigt werden.
Email-Adressen einrichten
Nun ist die gewünschte Domäne eingerichtet und Du kannst Benutzer einrichten, die sich zum einen mit benutzer@“DieNeueDomäne.de“ an Office 365 unter https://portal.office.com anmelden können, als auch damit Emails senden und empfangen können.
Dafür klickst Du im Admin-Center auf Benutzer – Aktive Benutzer – +Benutzer hinzufügen.
Ich glaube aber hier benötigst Du nun keine Hilfe mehr, denn dies ist so ziemlich selbsterklärend. 😉 In diesem Prozess ordnest Du dann dem Benutzer die entsprechenden Lizenzen zu.
Unter Rollen kannst Du einem Benutzer nun noch Admin-Berechtigungen zuordnen.
Mit einem Klick auf Hinzufügen fertig stellen wird der neue Benutzer in der neuen Domäne angelegt und kann sofort losarbeiten.
Voila, das wars.
Hallo, wir haben im Verein alle schon bestehende, eigene Mailadressen.
Ist es zur Nutzung zwingend notwendig, dass alle neue Mailadressen auf diesem Weg hier erhalten?
Hallo Christoph, nein ist es nicht. Es kann alles unabhängig voneinander genutzt werden, aber es macht Sinn auch die Email-Postfächer nach Office zu migrieren, da man dann viele Synergien nutzen kann.
Hi Henrik,
wir hosten aktuell bei xy und benutzen dort auch die E-Mail-Funktion.
Zwei Fragen, um den Umstiegszeitpunkt zu planen:
1. Betrachten wir eine E-Mail Adresse: Wenn ich nun die Domain in Microsoft 365 registriere und die gleiche E-Mail dort einrichte, dann erreicht eine E-Mail an diese Adresse nur noch den 365 Account, korrekt?
Alle E-Mail-Adressen, die ich nicht in 365 eingerichtet habe würden nach Deiner Antwort an C.H. weiterhin beim alten Hoster ankommen, realy?
2. Betrachten wir die Domain: Gebe ich nach der Registrierung der Domain in 365 in einen Browser den URI ein, dann lande ich weiterhin bei meinem alten Hoster, korrekt?
Danke für Deine tolle Seite, wahnsinn wir gut und simel alles beschrieben ist.
Hi Johannes,
betrachte nie nur eine einzelne Emailadresse. Betrachte die ganze Domain. Sobald die MX-Einträge einer Domain umgestellt wurden, dann gehen alle Mails aller Benutzer dieser Domain an die Mailboxen in O365. Daher ist es wichtig vorher alles einzurichten. Dann die MX-Einträge ändern und dann ggf. die alten Mails aus den alten Mailboxen in die neuen Mailboxen zu migrieren.
Zu 2: Wenn Du die anderen DNS-Einträge (außer MX) Deiner Domain nicht änderst, dann bleibt in Bezug auf die URI alles beim alten.
VG
Hi Henrik,
ich habe sehr interessiert deinen Artikel gelesen, hab noch ein paar Fragen zur Einrichtung einer Domain. Eigentlich benötigen wir die Domain nur, um eigene Emailadressen über M365 anzulegen. Welches Paket müsste ich hierfür kaufen? Hier bspw. https://df.eu.
Oder anders formuliert, wenn das Paket eine Emailadresse bereithält, habe ich dann bei M365 auch nur eine Emailadresse? Bisher haben wir keine extra Emailadressen für den Förderverein..
Die Webseite spielt keine große Rolle, da wir sie wahrscheinlich eher über die Schulhomepage uns präsentieren.
Hi Jan,
Du kannst bei df.eu einfach nur ne nackte Domain bestellen. Eine .de-Domain bekommst Du für 0,99€ im Monat. Wenn es eine .com-Domain sein kann, dann kannst Du diese auch über Azure bestellen. Microsoft spendet Azure im Gegenwert von 3500$ im Jahr an gemeinnützige Organisationen.
Dann muss zuerst die Domain bei M365 registriert werden. Und dann kann man soviel Emailadressen einrichten, wie man benötigt. Natürlich benötigt jeder, der eine Emailadresse bekommt auch eine Lizenz (z. B.: M365 Business Basic)
VG
Hallo Henrik,
ich möchte meine Frage noch ergänzen, reicht auch nur eine Domain meinförderverein.de bspw. aus.
Worauf muss ich achten, wenn ich eine Domain registriere (außer Kosten natürlich)- domainfactory vs. godaddy z.B.?
Der Anbieter der Domain muss es erlauben, dass Du die DNS-Einträge (MX) der Domain selbstständig konfigurieren kannst. Die MX-Einträge werden für das Email-Routing benötigt.
Vielen Dank, die Übersicht ist sehr hilfreich! Eine große Frage habe ich noch, Vielleicht weißt Du das?
Unser Verein hat eine Anzahl X von Lizenzen.
Ich verbinde es mit unserer Domain verein.de (wo bislang schon Mailadressen existieren).
Wenn unser Vorrat an Lizenzen erschöpft ist, kann ich keine Mailadressen mehr hinzu fügen – aber ich kann dann auch nicht mehr den alten Webhoster nutzen, weil die DNS Einträge (MX) ja auch Microsoft führen.
Heißt: Mailadressen für Nutzer nur so viele, wie Lizenzen vorhanden sind, danach geht nix mehr? Also mir geht es nicht um Lizenzen für Office oder dergleichen, nur um die reine Mailnutzung.
Vielen Dank
Cliff
Ah, ich bin auf einen Forumsbeitrag gestoßen, der mir wohl meine Frage beantwortet.
Per Default ist es so, dass man seine Domain (verein.de) so einrichtet, dass alle Mails an Microsoft 365 gehen. Ist eine Mailadresse dort nicht eingerichtet, gibt es eine Fehlermeldung.
Es gibt aber wohl auch die Möglichkeit, es so einzurichten, dass Mails an Microsoft 365 gehen. Wenn Account vorhanden, nimmt er es an. Wenn Account nicht in Microsoft 365 vorhanden, ist der Webhoster „zuständig“. Ich werde das mal ausprobieren.
Siehe Abschnitt „Internes Relay“ unter:
https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/mail-flow-best-practices/manage-accepted-domains/manage-accepted-domains?redirectedfrom=MSDN
Merci,
Cliff
Genau, maximal 300 sind kostenfrei. Man kann aber dennoch darüber hinaus soviele Lizenzen zu vergünstigen Konditionen dazukaufen.
Hallo, vielen Dank erstmal für die guten Erklärungen. Habe ich es richtig verstanden, dass es 300 Lizenzen für einen Outlook Exchange gibt. Ich kann Sie leider nicht finden, wo ich diese aktivieren kann.
Moin Markus,
Outlook Exchange ist in der Lizenz M 365 Business Basic enthalten.
VG
Hallo Henrik, vielen Dank für deine Erklärungen so langsam verstehe ich endlich alles. Aber eine Sache bereitet mir noch große Kopfschmerzen. Bei der Domain, reicht alleine die Domain oder brauche ich eine Domain die auch die emails beinhaltet? Also muss ich einen Tarif nehmen mit emails oder kann ich alleine die Domain „kaufen“.
Hi Melanie, nein brauchst Du nicht. Eine einfache Domäne ohne alles reicht. Sogar diese Domain kannst Du kostenlos über Azure bekommen. Dort heißt der Dienst „App-Service-Domain“. Microsoft sponsort dies auch.
Hallo,
ich habe gerade die Registrierung für unseren Verein abgeschlossen. Ich konnte eine E-Mail-Adresse einrichten, die nun vorstand@[unservereinsname].onmicrosoft.de lautet. Ich finde das als Domainname sehr umständlich, lässt sich das ändern, u.a. zum Beispiel in eine @outlook-Adresse? Vielleicht ist das auch irgendwo angegeben, aber ich bin da absolute Laie und stehe da gerade auf dem Schlauch.
Vielen Dank für die Hilfe!
Hallo Nina,
noch viel Besser. Du kannst Deine eigene Domain nutzen. Einfach Domain registrieren im Admin-Portal. https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/setup/add-domain?view=o365-worldwide
VG
Muss ich zwingend eine extra Domain einrichten.
Mich würde die „lange“ Email nicht stören. Nur leider bekomme ich diese nicht in meiner Android App k9 eingerichtet. Bei der Einrichtung kommt immer die Meldung Passwort oder Benutzername falsch.
Liegt es evtl an der nicht vorhandenen extra Domain?
Wenn ich diese zwingend benötige, wo und wie kann ich diese möglichst kostenlos einrichten?
Hi Markus, nein musst Du nicht, auch die lange Domain (xyz.onmicrosoft.com) funktioniert mit allen Microsoft-Diensten. K9 nutzt IMAP als Protokoll. Microsoft hat in jeder neuen Umgebung mittlerweile die sog. Security Defaults aktiviert. Diese Security Defaults deaktivieren IMAP, weil es unsicher ist. Es unterstützt kein Multi-Faktor. https://learn.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/fundamentals/concept-fundamentals-security-defaults. Du kannst nun also den sicheren Outlook Android Client nutzen. Oder die „Security Defaults“ deaktivieren, was ich Dir nicht empfehle. VG Henrik
Moin Henrik,
danke für deine ausführlichen Erklärungen, das hilft bereits sehr fürs Verständnis.
Ein paar Punkte wurden bereits angesprochen, aber muss da noch einmal nachhaken:
1. Du schreibst eine Domain wäre nicht zwingend nötig aber auf der MS Seite wird geschrieben dass Exchange (klar) und Sharepoint reine Domänenversionen. Kann ich also den Sharepoint nur voll nutzen mit einer eigenen Domäne?
2. Das Thema mit den fremden Mitgliedern wurde bereits angeschnitten. Nicht jedes Mitglied braucht eine eigene Vereinsmail bzw. Konto. Ein normales Mitglied will sich vielleicht nur Informationen holen, Fotos anschauen bzw. Hochladen oder soll später mal Forms Umfragen machen.
Kann ich so einen „Gast“ entsprechend einladen und berechtigen und wird dieser Gast dann gezählt als Teil der kostenlosen 300 Mitglieder?
Liebe Grüße
Moin,
zu 1. Nein es geht technisch auch ohne, aber man kann dann sehr viele Funktionen nicht nutzen. Besser ist es immer eine komplette Domäne in M365 zu integrieren.
zu 2. Kein Gast benötigt eine Lizenz. Wenn die Funktionalität des Gastes ausreicht (Bilder anschauen), dann ist alle okay.
VG
Henrik