Eine praxisnahe Architektur für automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Microsoft 365 Copilot, Power Automate und Copilot Studio

Mal ehrlich: Wenn Du in einem Verein aktiv bist, kennst Du das Problem vermutlich nur zu gut. Die eigentliche Mission – Menschen helfen, etwas bewegen, die Welt ein kleines Stück besser machen – macht Spaß. Dafür stehst Du morgens auf. Dafür investierst Du Deine Zeit im Ehrenamt.

Und dann kommt die Buchhaltung. 🙁 Immer wieder die gleichen Aufgaben.

• Rechnungen erfassen.
• Belege prüfen.
• Listen pflegen.

Und natürlich alles bitte fehlerfrei. Ganz ehrlich: Darauf hat niemand Lust.

Gleichzeitig wird es immer schwieriger, Menschen für ehrenamtliche Tätigkeiten zu begeistern – vor allem für die Aufgaben, die im Hintergrund laufen und wenig „Sichtbarkeit“ haben. Wer setzt sich schon abends freiwillig hin, um Excel-Listen zu pflegen oder Belege abzutippen? 😉

Das Ergebnis:

• Aufgaben bleiben liegen
• Fehler schleichen sich ein
• Engagierte Menschen verlieren irgendwann die Motivation

Und genau hier wird es spannend.

Denn wir leben in einer Zeit, in der Technologie diese Probleme eigentlich längst lösen kann. Mit Microsoft 365 Copilot steht plötzlich eine Möglichkeit zur Verfügung, die vor ein paar Jahren noch undenkbar war. Die Frage ist also nicht mehr ob wir diese Arbeit automatisieren können. Die Frage ist: Warum tun es noch so wenige?

Gemeinsam mit dem ehrenamtlichen Verein Lebensmut Landshut e. V. – Leben mit Krebs habe ich einen KI gestützten Workflow entwickelt, der die Mitarbeiter von den Verwaltungsarbeiten entlastet, damit sie sich wieder mehr um Menschen mit Krebs kümmern können.

Die Lösung: KI-gestützte Automatisierung

Jetzt wird’s konkret.

Die gute Nachricht: Du musst diese langweilige Buchhaltungsarbeit nicht mehr manuell machen. Die noch bessere Nachricht: Du kannst sie mit Bordmitteln aus der Microsoft Cloud sauber automatisieren – ohne individuelle Entwicklung. Benutzt habe ich dafür Power Automate, Copilot Studio, Sharepoint und Teams.

1. Der Einstieg: Die Rechnung landet im richtigen Ordner

Der ganze Prozess startet bewusst simpel: Eine Eingangsrechnung wird einfach in einen SharePoint- oder OneDrive-Ordner hochgeladen. Das kann manuell passieren oder automatisiert (z. B. über eine zentrale Rechnungs-Mailbox).

Wichtig ist nur eins: Es gibt einen definierten Eingangspunkt.

Das ist die Grundlage für jede sinnvolle Automatisierung. Du kannst auch eine Ordnerstruktur nutzen, die bereits nach Monaten organisiert ist.

2. Power Automate übernimmt – und zwar sofort

Sobald die Datei im Ordner landet, triggert ein Power Automate Workflow. In der Grafik siehst Du genau diesen Einstieg:

„Wenn eine Datei erstellt wird (nur Eigenschaften)”

Ab hier passiert Folgendes:

• Der Flow iteriert über alle Dateien, die Du abgelegt hast (For Each)
• Holt sich den Dateiinhalt
• Und übergibt diesen an KI-basierte Verarbeitungsschritte.

Und jetzt wird es richtig spannend.

3. KI extrahiert die relevanten Daten

Im nächsten Schritt nutzt der Workflow Prompts innerhalb von Microsoft 365 Copilot bzw. Microsoft 365 Copilot Studio.

Du siehst in der Grafik zwei Aktionen:

• „Einen Prompt ausführen“
• „Einen Prompt ausführen SP direkt“

Was passiert hier technisch?

Die Rechnung wird analysiert (z. B. PDF oder Bild) Relevante Informationen werden extrahiert, wie:

• Rechnungsnummer
• Betrag
• Lieferant
• Datum
• ggf. Kostenstelle

Das Ganze passiert nicht mehr regelbasiert, sondern KI-gestützt. Das bedeutet: Du musst keine starren Parser bauen, sondern nutzt die Fähigkeit von Microsoft 365 Copilot, Inhalte zu verstehen. Gerade für heterogene Rechnungsformate ist das ein riesiger Vorteil. Zudem generiere ich ein JSON mit allen Inhalten der Rechnung, um sie ggf. später maschinell weiterzuverarbeiten.

4. Struktur schaffen: SharePoint als zentrales System

Nach der Extraktion wird ein Eintrag in einer SharePoint-Liste erstellt:

„Element erstellen“

Und genau hier liegt einer der wichtigsten Architekturgedanken:

Unstrukturierte Daten (Rechnungen) werden zu strukturierten Daten (Liste)

Warum ist das so wichtig?

Weil Du ab diesem Punkt:

• filtern kannst
• automatisieren kannst
• auswerten kannst
• weitere Workflows starten kannst

Die SharePoint-Liste wird damit zur Single Source of Truth für Deine Rechnungsdaten.

5. Qualität sichern: Automatische Prüflogik

Nach dem Anlegen des Listeneintrags folgt eine Bedingung (Condition).

Hier prüfst Du z. B.:

• Sind alle Pflichtfelder vorhanden?
• Stimmen Beträge?
• Gibt es Auffälligkeiten?
• Hat der KI-Check vorher etwas seltsamen gefunden?

Wenn alles sauber ist → passiert nichts
Wenn nicht → wird reagiert

Und zwar nicht mehr manuell.

6. Der Gamechanger: Ein individueller Copilot-Agent

Jetzt kommt der Teil, der den Unterschied macht. Wenn die Bedingung greift, wird ein individueller Agent aufgerufen:

„Send a prompt to the specified copilot for processing“

Dieser Agent wurde zuvor in Microsoft 365 Copilot Studio gebaut.

Was macht dieser Agent konkret?

• Er analysiert die extrahierten Rechnungsdaten
• Erkennt Auffälligkeiten
• Informiert den Benutzer (z. B. via Teams)
• Generiert sogar einen E-Mail-Entwurf an den Rechnungssteller

Und das Ganze basiert auf klar definierten Anweisungen:

z. B. „Schreibe eine E-Mail mit den Auffälligkeiten“
„Erstelle eine strukturierte Adaptive Card“

Das ist kein generischer Chatbot.
Das ist ein spezifischer, auf Deinen Prozess trainierter Copilot-Agent.

7. Der Jahresabschluss – automatisch vorbereitet

Und jetzt kommt der letzte Schritt. Die eigentliche Belegprüfung am Jahresende. Wir haben ja im besten Fall am Jahresende eine Liste mit allen Rechnungen.

Hier greift ein weiterer Copilot-Agent:

• Er bekommt einen Kontoauszug von Girokonto des Vereins.
• Gleiche sie mit der SharePoint-Liste ab
• Und identifiziert:
  • fehlende Buchungen
  • Unstimmigkeiten
  • Differenzen

Das Ergebnis:

1. Eine strukturierte Übersicht zur weiteren Prüfung.
2. Weniger manuelle Prüfung.

Warum das für Dein Ehrenamt entscheidend ist

Wenn Du das einmal sauber aufsetzt, verändert sich die Arbeit komplett:

• Buchhaltung wird nicht mehr „erledigt“, sondern läuft im Hintergrund
• Fehler werden früh erkannt, nicht am Jahresende
• Ehrenamtliche müssen keine langweiligen Tätigkeiten mehr machen

Und das Beste:

Du nutzt Standard-Technologien wie
Microsoft 365 Copilot,
Microsoft 365 Copilot Studio
und Power Automate.

Fazit

Die Kombination aus:

• klar definiertem Workflow
• automatisierter Datenerfassung
• KI-gestützter Verarbeitung mit Microsoft 365 Copilot
• individuellen Agents aus Microsoft 365 Copilot Studio

macht endlich das möglich, was im Ehrenamt lange gefehlt hat. Und genau das ist der Hebel, um wieder mehr Menschen fürs Ehrenamt zu gewinnen.

Bei Fragen einfach fragen!

Kontakt

Wenn Du Fragen zu den kostenlosen Non-Profit-Service von der Microsoft hast, dann frag einfach meinen AI-Assistenten „Hilfr.AI.ch„. 🙂